Dlouhodobá spolupráce s klienty není vždy snadná a neběží vždy na růžových obláčcích a v ideálních parametrech. Každý klient, firma a projekt je o lidech. Na straně zadavatele i na straně dodavatele. A co člověk, to jiné názory, mentalita, životní zkušenosti, způsob práce, řešení věcí a podobně. Mnoho věcí tak ovlivní vaši spolupráci s klienty. Proto si dnes dovolím dát několik tipů samotným freelancerům, jak předejít nezdaru při práci s těmi komplikovanějšími klienty.
Je dobré nastavit jasná pravidla pro dlouhodobou spolupráci? Práce na volné noze nabízí řadu skvělých výhod, které práce v zaměstnaneckém poměru nemají. Ale není žádným tajemstvím, že práce na volné noze může být také občas velmi frustrující a složitá. Když pomineme úřady, legislativu, starost nalézt zakázky, strasti s provozovnou, narušené dodavatelské řetězce, výkyvy cen, inflaci, atd, atd, atd, tak zde máme i občasné nepříjemnosti ze strany samotných klientů. Pozdní platby klientů, neustálé hledání nové práce, nevědomost, odkud a kdy přijde vaše další výplata, to vše jsou také nevýhody podnikání jako OSVČ a freelancingu.
Jednání a spolupráce s obtížnými klienty je jedno z negativ, která jako freelancer OSVČ můžete mít. Někdy to může být tak, že dodáte službu nebo výrobek přesně tak, jak klienti na začátku žádali, jen aby po dokončení zakázky úplně změnili směr svého uvažování a toho, co vlastně chtějí. Nebo se někteří klienti najednou rozhodli, že budou chtít organizovat vaši práci, i když si vás najali pro vaši odbornost a vy se snažíte vést projekt způsobem, který bude skutečně úspěšný pro obě dvě strany. A někdy jsou prostě jen hrubí a těžko se s nimi pracuje.
Jak tedy dlouhodobě spolupracovat s komplikovanými klienty? Nemůžete mít radost ze spolupráce se všemi vašimi klienty, ale existuje několik skvělých postupů, které vám pomohou vypořádat se s těmi, kteří nejsou těmi ideálními klienty. A pokud začnete používat níže vypsané postupy, které jsem si ve své praxi sám ověřil, může vám to pomoci překonat případné problémy dříve, než vůbec nastanou. Tak se můžete připravit na úspěch u každého jednotlivého klienta, na dlouhodobou a uspokojující spolupráci pro obě dvě strany.
Jdu vám nyní vypsat zmíněné postupy, které vám mohou výrazně pomoci při spolupráci s náročnými nebo komplikovanými klienty. A vlastně i v mnoha životních situacích, nejen ve vztahu s klienty.
TIP 1 – Ujistěte se, že každá konkrétní očekávání jsou pro obě dvě strany zcela jasná a písemně zaznamenaná.
Jedním z nejčastějších problémů mezi nezávislými pracovníky – freelancery a jejich zákazníky je, že pokud nejsou očekávání zcela jasná a chápaná oběma stranami stejně, projekt může mít malou šanci na úspěch. Můžete odevzdat nejlepší práci ve své kariéře, ale pokud nemáte jasno v tom, co klient skutečně chce a očekává, stejně budete cítit selhání a neshodu.
Proto je tak důležité přesně definovat a zdokumentovat, co klient potřebuje, když vás najme. Musí být shoda na tom, co obě strany chápou jednotlivými konkrétními věcmi. To zahrnuje hlubší zkoumání toho, proč chtějí jakékoli výstupy, které hledají, abyste pochopili jejich strategické potřeby a měli jistotu, že jim vaše práce pomůže těchto cílů dosáhnout.
TIP 2 – Komunikační očekávání – definujte přesný koncept vzájemné komunikace.
Komunikace je další oblast, kterou je nutno vyjasnit předem, než vůbec zahájíte spolupráci se snadným nebo i složitým klientem. To vám pomůže vyhnout se případným budoucím problémům.
Takže si vyjasněte například: Jaký nástroj nebo kanál preferují obě strany pro komunikaci? Kdy je nejlepší čas ke kontaktování a komunikaci? Jak často se budete vzájemně kontrolovat, abyste se ujistili, že je klient spokojený s tím, jak práce postupuje? A další a další, čím víc si toho vyjasníte a poznatky společně zdokumentujete, tím lépe.
Věnujte chvilku tomu, abyste se s vaším klientem srovnali s tímto konceptem a vzájemně se poučili o tom, jak s vámi nejlépe komunikovat. Protože klient není jediný, o koho jde. Jde i o vás! To musí pochopit obě strany, pomůže vám to usnadnit hladší pracovní vztah. Vaše potřeby, pokud jde o věci, jako jsou nejlepší časy, kdy vás zastihnout, se nemusí vždy shodovat s představou klienta, ale to je v pořádku. Důležité je, že sdělujete své potřeby. A tímto se dopracujete ke schématu, které je přijatelné pro obě strany.
TIP 3 – Před zahájením spolupráce se dohodněte na platebních podmínkách a sjednaných podkladech pro fakturaci.
Bylo by skvělé, kdyby klienti svým OSVČ, řemeslníkům a freelancerům vždy rychle zaplatili. Ale jistě všichni tušíme, že často tomu tak není. Pouze cca 40 % nezávislých pracovníků a podnikatelů uvádí, že za svou práci obvykle dostávají zaplaceno včas. A někdy jde o obrovské množství pronásledování klienta po odvedené práci, aby dodavatel vůbec dostal zaplaceno. Náš nejlepší tip pro OSVČ a podnikatele na volné noze – freelancery, je sladit platební podmínky s klientem dříve, než se do čehokoliv pustíte a začnete na něčem dělat. Také je důležité, aby platby byly v bezpečném režimu i pro vás, tedy část nebo celou platbu ze začátku spolupráce obdržet předem.
TIP 4 – Ozvěte se, když věci nefungují. Zákazník na prvním místě, ale vy máte také svá práva.
Může být nepříjemné vést obtížné rozhovory s klienty, ale pokud máte s klientem problémy, je lepší to řešit přímo. V klidu vysvětlete klientovi problém, který máte, a vysvětlete, jak to ovlivňuje vaši schopnost odvést mu skvělou práci.
I když to tak nemusí být vždy, vy a váš klient chcete na konci dne totéž: skvělou práci, se kterou budete po skončení projektu oba spokojeni. Když dáte zákazníkům a klientům vědět, že problém, který máte, brání vaší schopnosti udělat dílo, pomůže jim to pochopit, že vyřešení problému je také v jejich nejlepším zájmu. A doufejte, že je motivujete, aby vám pomohli problém vyřešit.
TIP 5 – Zaznamenávejte si konverzace, kdekoli je to možné, zejména pokud jde o velké změny a velké peníze.
Někteří klienti neustále mění názor na to, co chtějí. A to práci na volné noze extrémně ztěžuje. Nastínění očekávání na začátku pomáhá tyto klienty řídit, ale někdy to nestačí k tomu, aby byli zodpovědní a stále jdou tam a zpět za tím a mění to, co aktuálně chtějí.
Zkuste zaznamenat všechny důležité konverzace se svým klientem a zákazníkem. Takový záznam klidně klientovi poskytněte. Pokud není možné udělat zvukový nebo video záznam, po každé schůzce s nimi si uchovávejte podrobné poznámky a zápisy z jednání a poté je sdílejte se všemi stranami obchodního vztahu, abyste se ujistili, že jsou všichni na stejné vlně a ví, co přesně bylo smluveno a dohodnuto.
Získáte tak poznámky s časovým záznamem pokaždé, když zákazník změní směr. To vám umožní na tyto změny poukázat zpětně, když nejsou v souladu s původními požadavky a brání vám v dokončení vaší práce.
TIP 6 – Musíte vědět, kdy ukončit projekt nebo celou spolupráci.
Někdy zkoušíte všechno výše uvedené a další a další chytré věci, ale nic se stále nezlepšuje a vzájemná spolupráce s klientem vás přivádí do hrobu nebo k docentu Chocholouškovi. Pokud máte pocit, že se s klientem stále nemůžete dostat na stejnou vlnu a vyčerpali jste všechny své možnosti, možná je čas s klientem ukončit celou spolupráci. Zvláště pokud nevidíte způsob, jak věci zlepšit. To jen zvyšuje stres vám i klientovi.
S ukončováním spolupráce jsou spojena rizika, takže je důležité vyčerpat všechny ostatní možnosti, než se dostanete k tomuto bodu. Kolik času a práce jste již do tohoto projektu investovali? Stálo by to za to odepsat to jako plýtvání energií? Zná tento klient některého z vašich dalších klientů nebo potenciálních klientů do té míry, že by to mohlo poškodit vaši pověst? To jsou jen některé z otázek, které si musíte položit před ukončením samotné spolupráce.
Povaha práce na volné noze je taková, že někteří klienti budou mít vždy potíže efektivně a férově spolupracovat. Pokud máte vlastní silnou historii poskytování služeb pro zákazníky a historii dobré spolupráce s nimi, neodrazí se to na vašich schopnostech nebo na vaší hodnotě, jako nezávislého pracovníka, pokud vyhodíte klienta, když máte pocit, že je nemožné efektivně spolupracovat.
Obtížní zákazníci a klienti budou vždy existovat. Využívání tipů z dnešního článku pro OSVČ a freelancery vám v praxi může pomoci minimalizovat frustraci při práci s nimi a pomoci vám dosáhnout vyššího úspěchu právě u komplikovaných klientů.
A freelanceři často pociťují problémy s klienty. To, že pracujete pro sebe, neznamená, že se musíte cítit jako otrok zákazníka.
Kontaktujte nás. Společně dokážeme velké věci.
Zaujal vás tento příspěvek a chtěli byste dodatečné informace, konzultaci nebo pomoc? Spojte se s námi na telefonu 737 444 661, emailem info@digizin.cz nebo využijte naši kontaktní stránku.